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Email-Ablage in speedyPDM

9. März 2021 886 Kategorie speedyPDM / speedyPDM Explorer

Bei der Ablage von Emails in speedyPDM unterscheiden wir zwei verschiedene Fälle: Emails ohne Anhang und Emails mit Anhang.

 

Emails ohne Anhang

Importieren Sie eine Email ohne Anhang per Drag&Drop aus Ihrem Email-Programm (Bspw. Outlook, Thunderbird,...) nach speedyPDM, so erscheint folgendes Fenster:

 

 

1) Dieser Bereich sollten Ihnen bereits bekannt sein. Je nach Konfiguration Ihrer Installation können einzelne Einträge abweichen oder Sie müssen gewisse Einträge manuell eintragen.

2) Hier sehen Sie eine Vorschau zum Inhalt der Email

 

Wenn Sie auf OK klicken, wechselt speedyPDM auf das nächste Fenster:

 

 

1) Diese Einträge kennen Sie bereits aus dem ersten Fenster

2) Hier steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung eine Benennung 2 und/oder einen internen Kommentar zu hinterlegen

3) Auch hier ist noch einmal die Vorschau der Email eingeblendet und es steht Ihnen die Option zur Verfügung, die Email zu öffnen. Führen Sie den Befehl Mail Öffnen aus, so öffnet sich Ihr Email-Programm mit der betreffenden Email

Wenn Sie abschließend auf OK klicken, beenden Sie den Ablagevorgang und die Email wird in speedyPDM abgelegt.

 

 

Emails mit Anhang

Importieren Sie eine Email mit Anhang per Drag&Drop aus Ihrem Email-Programm nach speedyPDM, so erscheint folgendes Fenster:

 

 

1), 2) Diese beiden Bereiche kennen Sie bereits aus der vorherigen Anleitung zu Email ohne Anhang

3) Dieser Bereich ist neu und betrifft ausschließlich die Datei, die an die Email angehängt wurde. Betrachten wir uns deshalb diesen Bereich etwas genauer:

 

3.1) Nicht Spearat speichern

Wenn Sie diese Option ausgewählt haben und auf OK klicken, so wird die Anhangdatei nicht mit nach speedyPDM importiert. Bei dieser Option verhält sich speedyPDM also genauso wie bei einer Email ohne Anhang.

 

3.2) Als Anhangdatei speichern

Falls Sie diese Option ausgewählt haben und auf OK klicken, so wird die Anhangdatei auch in speedyPDM dem Artikel als Anhangdatei beigefügt. Dies erkennen Sie an dem "Brief mit der Büroklammer" neben dem Artikel-Betreff. In der Dateienliste wird das Dokument ebenfalls aufgelistet. Je nachdem, wie Ihr speedyPDM konfiguriert ist, kann die folgende Abbildung natürlich abweichen.

 

 

3.3) Als eigenes Dokument speichern

Falls Sie diese Option ausgewählt haben und auf OK klicken, so möchte speedyPDM die Anhangdatei als eigenständigen Artikel ablegen. Deshalb öffnet sich das Eigenschaftenfenster eines neuen Dokuments. Standardmäßig wird automatisch der gleiche Pfad/ das gleiche Verzeichnis gewählt, in welchem auch die Email hinterlegt wird. Es macht Sinn ein geeignetes Verzeichnis für die Datei zu wählen. In diesem Beispiel wird deshalb das Verzeichnis für die Bilder gewählt. Je nach Dokument können Sie hier frei entscheiden, wo Sie den Anhang der Email ablegen wollen.

 

 

Nachdem Sie auf OK geklickt haben ist die Email, sowie der zugehörige Anhangartikel erfolgreich in speedyPDM abgelegt worden. Die Dokumentenliste im Email-Verzeichnis sieht nun so aus:

 

 

Der Artikel für die Email wurde angelegt und weist durch die "Büroklammer" neben dem Artikel-Betreff darauf hin, dass zu diesem Artikel ein separater Anhangartikel in speedyPDM existiert.

Diesen finden wir, wie vorher definiert, im Verzeichnis Bilder:

 

 

Auch dieser Artikel (Artikel des Anhangdokuments) wird noch einmal gekennzeichnet und weist darauf hin, dass dieser eine Referenz zu einem anderen Artikel ist.

Hinweis: In allen drei Fällen öffnet sich nach dem Ausführen von OK das folgende Fenster, welches Sie bereits aus Email ohne Anhang kennen sollten. Sie können dieses Fenster ebenfalls mit OK bestätigen und bei Bedarf eine Benennung 2 und/oder einen internen Kommentar hinzufügen.

 

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