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In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Importieren bzw. Exportieren von Dateien, sowohl lokal als auch online durch den E-Mail Kontakt.
Importieren von lokalen Dateien
Um Dateien importieren zu können, klicken Sie in der Kopfleiste auf den Punkt File und im weiteren auf den Unterpunkt Import. Dort stehen Ihnen nun mehrere Optionen des Imports zur Verfügung:
Import Datei: Importiert eine oder mehrere ausgewählte Dateien und erstellt daraus jeweils ein speedyPDM-Dokument. Wenn Sie mehrere Dateien importieren, erscheint nach dem ersten Import die Abfrage, ob die Dateien als Einzel-, Sammel- oder Zip-Import importiert werden sollen. Beim Einzelimport werden alle Dateien als einzelnes speedyPDM-Dokument importiert. Beim Sammelimport/Zip-Import werden alle Dateien zusammen in ein speedyPDM-Dokument bzw. eine Zip-Datei importiert.
Import als Zipdatei: Beim Importieren von einer oder mehreren gewählte Dateien, werden diese als ZIP-Datei gepackt und in ein speedyPDM-Dokument importiert.
Import Zwischenablage: Importiert den Inhalt Ihrer Zwischenablage als neues speedyPDM-Dokument.
Bildschirmkopie: Importiert einen Bildschirm-Schnappschuss (Screen-Shot) als neues speedyPDM-Dokument.
Import Scanner: Importiert ein Bild von z.B. einem Scanner oder einer Kamera. Nach Befehlsaufruf öffnet sich, je nach Gerät, ein Dialogfenster. Nehmen Sie hier alle gewünschten Einstellungen vor und scannen Sie das Bild ein. Nach erfolgreichem Scannvorgang erscheint der Neu-Dialog und fordert zu weiteren Eingaben auf. In den meisten Fällen bleibt der Scanner-Dialog aktiv und erlaubt das weitere Einscannen von Bildern.
Scanner auswählen: Wenn mehrere Geräte vorhanden sind, können Sie vor dem Importieren das zu verwendende Gerät auswählen.
Nachdem Sie den gewünschten Vorgang gewählt haben, beispielsweise den Import einer einzelnen Datei, öffnet sich erneut ein Dialogfenster. Dort geben Sie, wie Sie es von speedyPDM gewohnt sind, Dokumentname, den zugeordneten Ordner, den Dokumenttyp sowie die Bennenung an.
Exportieren von lokalen Dateien
Um Dateien exportieren zu können, klicken Sie in der Kopfleiste auf den Punkt File und im Weiteren auf den Unterpunkt Export. Dort stehen Ihnen nun mehrere Optionen des Exports zur Verfügung:
Export Datei: Exportiert die Dateien eines oder mehrerer Dokumente in ein lokales Verzeichnis.
Export als Zipdatei: Exportiert die Dateien eines oder mehrerer Dokument als ZIP-Datei gepackt in ein lokales Verzeichnis.
Export Metadata: Exportiert die Dokumenteigenschaften eines oder mehrerer Dokumente.
Export Datei: Es öffnet sich ein Dialogfenster (Dateien exportieren) mit einer Liste, die alle Dateien der zuvor gewählten Dokumente anzeigt. Einzelne Dateien können hier nochmals an-/abgewählt werden. Klicken Sie zum ab- oder anwählen einzelner Dateien das jeweilige Kontrollkästchen in der Liste an. Zudem können Sie bei Speichern in den Zielordner angeben oder die Dateien direkt als Email senden.
Export als Zip-Datei: Es öffnet sich das gleiche Dialogfenster, wie bei Export Datei nur ist hier bereits das Häkchen bei ZIP Packen gesetzt.
Export Metadata: Nach Ausführung des Befehls öffnet sich ein neues Dialogfenster. In diesem haben Sie die Auswahl, welche Eigenschaften Sie exportieren wollen. Unter Aktuelle Ansicht importieren Sie alle Eigenschaften, die Sie sich momentan im speedyPDM-Explorer anzeigen lassen. Unter vollständige Dokumentdaten, werden alle Eigenschaften importiert. Unter Ausgabebeschreibung und Spaltenbeschreibung steht Ihnen eine benutzerdefinierte Auswahl zur Verfügung.
Nachdem Sie sich für eine oder mehrere Eigenschaft(en) entschieden haben, klicken Sie auf OK und ein neues Dialogfenster öffnet sich. Dort haben Sie die Möglichkeit das Zielverzeichnis anzugeben und einen Dateinamen sowie Dateityp auszuwählen. Es stehen Ihnen folgenede Dateitypen zur Auswahl:
Dateien und ZIP-Datei als Email versenden
Neben der Option Ihre Dateien als Email bzw. als ZIP-Datei verpackt in dem Dialogfenster Dateien exportieren zu versenden, steht Ihnen eine weitere "schnellere" Option zur Verfügung. Dazu klicken Sie in der Kopfleiste auf den Punkt File und im weiteren auf den Unterpunkt Senden. Hier haben Sie nun die Wahl zwischen folgenden Möglichkeiten:
Email: Versendet die Dateien der markierten Dokumente per Email. Alle Dateien, der zuvor markierten Dokumente, werden als Anhang an eine neue Email angefügt.
Als ZIP: Versendet die Dateien der markierten Dokumente per Email. Alle Dateien, der zuvor markierten Dokumente, werden in eine ZIP Datei gepackt und als Anhang an eine neue Email angefügt.
Drag & Drop Bedienung von Dateien im Email-Anhang
Zusätzlich gewährt Ihnen speedyPDM die (ZIP-) Dateien per Drag & Drop Funktion schneller zu verwalten. Dazu finden Sie rechts unten in Ihrem speedyPDM-Explorer den zugehörigen Bereich. Hier können Sie den gewünschten Dateitypen aus Ihrem speedyPDM-Dokument "reinziehen" und als Email versenden oder ein Dokument aus der Eingangsbox in speedyPDM einpflegen.
Im Bereich Postausgang haben Sie die Optionen eine oder mehrere Dateien zu löschen, als Email zu senden, zu speichern oder als ZIP zu speichern. Zusätzlich können Sie, wie Sie es von der Suche im speedyPDM-Explorer gewohnt sind, in dem Eingabefeld neben der Lupe nach Dateiname bzw. Sortierbegriff suchen oder sortieren.
Im Bereich Eingsangsbox finden Sie Ihre Dateien, die Sie im Pfad C: speedy hinterlegt haben, wieder. Während die Eingangsbox deaktiviert ist (Button grau hinterlegt), werden Ihnen die Dateien lediglich angezeigt. Legen Sie eine neue Datei in dem Pfad an, wird Ihnen nicht der Dialog geboten diese direkt in speedyPDM einzupflegen. Bitte aktivieren Sie hierzu die Eingangsbox mit einmaligen Links-Klick. Der Button wird blau hinterlegt. Nachdem Sie nun eine neue Datei in Ihrem Pfad angelegt haben oder dort direkt abspeichern, öffnet sich ein Dialog-Fenster, welches Sie mit Ja bestätigen. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie anschließend, wie Sie es von speedyPDM gewohnt sind, die Datei einpflegen können.
