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Vorgang

Vorgang öffnen

Um einen Vorgang aufzurufen klicken Sie auf die kleine Lupe in dem Feld "Vorgangs-Nr."

Wählen Sie ihren Vorgang durch Auswählen des Kontrollkästchens und einem anschließenden Klick auf "Speichern" oder einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile aus.

Alternativ öffnen Sie den Vorgang über die Vorgangsliste EK.

Vorgang erstellen

Einen neuen Vorgang können Sie anlegen, indem Sie auf "Neu" klicken. Im Fenster "Vorgang anlegen" können Sie einen Lieferanten, das gewünschte Lieferdatum und das entsprechende Projekt auswählen.

Zudem wählen Sie hier, ob es sich um eine Anfrage oder eine Bestellung handelt.

Bestätigen Sie ihre Eingaben mit einem Klick auf "Speichern".

Vorgang buchen

Um einen Vorgang zu buchen haben Sie drei verschiedene Möglichkeiten. Die erste Möglichkeit ist die manuelle Buchung. Bei dieser Buchung wird lediglich der Status verändert und die Buchungsdaten eingetragen. Sinnvoll ist dies für Bestellungen, welche in einem Webshop durchgeführt wurden.

Alternativ kann ein Vorgang gedruckt werden. Bei erfolgreichem Druck wird der Vorgang automatisch gebucht.

Die dritte Möglichkeit ist das Versenden einer E-Mail. Hierbei wird eine Mail erzeugt und die entsprechenden Daten werden angehangen.

Vorgangskopf

Sie haben die Möglichkeit unter dem Reiter "Details" die Daten von dem Vorgangskopf hinzuzufügen. Diverse Felder werden beim Neuerstellen eines Vorgangs bereits ausgefüllt. Diese bestehen aus Standardwerten und aus den Werten der Stammdaten des ausgewählten Lieferanten.

Im rechten Bereich haben Sie die Möglichkeit Kopf- und Fußtexte des Vorgangs anzupassen.

Die Texte können in den Stammdaten der Lieferanten festgelegt und somit pro Lieferant gespeichert werden.

Vorgangspositionen

Unter "Vorgangspositionen" können Sie über den "Neu" Button Artikel zu ihrem Vorgang hinzufügen.

Im rechten Bereich der Vorgangspositionen werden diverse Details der jeweils ausgwählten Vorgangsposition angezeigt.

Der Positionskommentar wird pro Vorgang definiert und dient als einmaliger Kommentar auf bspw. dem Formular.

 

Positionen verschieben

Sie können die Vorgangspositionen neu sortieren lassen. Die Sortierung erfolgt gemäß der Positionsnummer. Als zusätzliche Möglichkeit können Sie die Vorgangspositionen via Drag&Drop verschieben. 

 

Phantomteil erstellen

Phantomteile dienen als versteckte Positionen im Formular. Gedacht sind diese z.B. für Schweißbaugruppen. Sie möchten bei einem Lieferanten eine komplette Schweißbaugruppe bestellen, müssen aber alle Neutralformate bereitstellen. Die Neutralformate benötigen Sie als Dateien, nicht aber als normale Vorgangsposition, da diese nicht direkt bestellt werden.

Markieren Sie die gewünschten Positionen und klicken auf Phantomteil. Die Positionen werden nun grau und kursiv dargestellt. Im Formular tauchen diese nicht mehr auf.

PDF Datei anzeigen

Sie können die PDF Dateien der jeweiligen Vorgangspositionen anzeigen lassen, indem Sie auf den Button "PDF" klicken. Falls eine PDF-Datei vorhanden ist, wird der Button aktiv geschaltet, andernfalls ist dieser ausgegraut.

Anhänge

Die Neutralformate (PDM-Dateien) werden unter dem Reiter "Anhänge" angezeigt. Die Daten werden, je nach angebundenen PDM-System, in Echtzeit dem PDM-System entnommen und angezeigt.

Sie können diverse Dateien mit dem Kontrollkästchen markieren und ihre Auswahl speichern. Die gespeicherte Auswahl wird bei dem Versenden des Vorgangs als Anhang verschickt.

Sie können die Auswahl "Zip-Datei" speichern. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiv ist, werden alle Neutralformate als ZIP-Datei gespeichert. 

Zudem steht Ihnen die Funktion "Export" zur Verfügung. Es öffnet sich ein neuer Dialog und Sie können die ausgewählten Dateien in einen bestimmten Ordner exportieren.

Vorgangsdaten

Unter dem Reiter Vorgangsdaten werden alle Daten zum Vorgang abgespeichert. Sollten Sie den Vorgang buchen und per Mail verschicken, wird das erstellte Formular als PDF-Datei abgelegt. Zusätzlich wird ein Ordner "Mail" erzeugt, welcher die exportierten Dateien beinhaltet.

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit manuell Daten abzulegen, indem Sie diese einfach per Drag&Drop dort ablegen. Sie können die Dateien danach mithilfe eines Doppelklicks öffnen oder mittels der rechten Maustaste löschen oder öffnen.

Einkaufshistorie

Unterhalb der Einkaufshistorie werden alle bisher erstellten Vorgänge angezeigt, die mit dem ausgewählten Vorgang in Verbindung stehen. Bei bereits erzeugten Wareneingängen werden diese ebenfalls angezeigt.

Buchungsdaten

Unterhalb des Reiters Buchungsdaten werden die Daten zum Zeitpunkt der Buchung angezeigt.

Vorgang kopieren

Die Funktion Vorgang kopieren ist für Anfragen vorgesehen, welche Sie bei mehreren Lieferanten zeitgleich anfragen möchten. Nach dem Erstellen einer Anfrage können Sie diese bei mehreren Lieferanten kopieren und danach versenden. Die erstellten Anfragen werden tabellarisch dargestellt, sie können diese mittels Doppelklick öffnen.

Vorschau

Mit einem Klick auf Vorschau können Sie sich die Vorschau des ausgewählten Vorgangs anzeigen lassen. Bei dem Aufruf der Vorschau wird keine Buchung des Vorgangs ausgeführt. 

Die Vorschau ist individuell konfigurierbar und kann mithilfe des Report-Designers angepasst werden.

Zudem haben Sie die Möglichkeit Eitketten der Vorgangspositionen drucken zu lassen. Hierzu muss das Etikettenformular angepasst werden.

Anfrage in Bestellung wandeln

Mit Klick auf "Anfrage in Bestellung wandeln" wird eine Anfrage in eine Bestellung gewandelt. Die jeweiligen Vorgänge können über die Einkaufshistorie eingesehen werden. 

Die erzeugte Bestellung besitzt den Status "vorbereitet" und kann angepasst werden. Sie können Positionen neu hinzufügen oder bestehende Positionen entfernen.

Wareneingang buchen 

Sie können von einer gebuchten Bestellung direkt den Wareneingang buchen, indem Sie auf den Button "Wareneingang buchen" klicken. 
Es öffnet sich ein neues Fenster "Wareneingang" und Sie springen direkt zur ausgewählten Bestellung.

Bestelländerung

Sie können jeweils eine Bestelländerung pro Vorgang erzeugen. Die Bestelländerung erhält eine neue Vorgangsnummer, hat aber einen Bezug zur ursprünglichen Bestellung. Somit kann auf dem Formular der Bestelländerung auch die Vorgangsnummer der ursprünglichen Bestellung angezeigt werden. 

Zudem haben Sie die Möglichkeit die Änderungen der Bestelländerung im Formular farblich zu markieren.

Vorgang stornieren

Wenn Sie eine Bestellung stornieren möchten, öffnen Sie ihre Bestellung und klicken Sie auf den Button Stornieren.

Sie können auch einzelne Positionen ihrer Bestellung stornieren. Wählen Sie dazu ihre zu stornierende Position aus und setzen Sie den Status auf "Storno".

Wenn Sie alle Positionen einer Bestellung auf "Storno" setzen, wird auch die Bestellung auf "Storno" gesetzt.

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