Wobei benötigen Sie Unterstützung?
Die Maske "Standard-Dateien" ermöglicht das Festlegen von Dateien, die automatisch an E-Mails aus Einkaufs- und Verkaufsvorgängen angehängt werden.
Auf der linken Seite der Maske finden Sie eine Übersicht über alle Einkaufs- und Verkaufsvorgänge, denen eine Standard-Datei zugewiesen werden kann. (Siehe Bild)
Auf der rechten Seite der Maske befinden sich zwei Textboxen und ein Feld zur Vorschau der Dateien. (Siehe Bild)
Die obere Textbox mit der Bezeichnung "Daten im Ordner" zeigt Dateien an, die zentral hinterlegt sind und für alle Einkaufs- und Verkaufsvorgänge zur Verfügung stehen.
Die untere Textbox mit der Bezeichnung "Zugewiesene Dateien" zeigt alle Dateien an, die dem ausgewählten Einkaufs- oder Verkaufsvorgang individuell zugeordnet wurden.
Zum Hinzufügen einer Standard-Datei klicken Sie bitte auf den Button "Standard-Dateien hinzufügen", der sich in der Kopfleiste der Maske befindet. (Siehe Bild)
Daraufhin öffnet sich ein Dateimanager, über den Sie Dateien hinzufügen können, die zentral gespeichert und allen Vorgängen zugewiesen werden können.
Nun können Sie eine oder mehrere Standard-Dateien per Doppelklick oder Mehrfachauswahl auswählen, die Sie hinzufügen wollen.
Nachdem Sie die gewünschte Datei ausgewählt haben, schließt sich der Dateimanager automatisch.
Die hinzugefügte Datei wird anschließend in der Textbox "Daten im Ordner" angezeigt. (Siehe Bild)
Um diese Datei einem Vorgang zuzuweisen, kann man sie per Drag-and-Drop von der Textbox "Daten im Ordner" in die Textbox "Zugewiesene Dateien" ziehen.
Die Datei wurde erfolgreich als Standard-Anhang für den ausgewählten Vorgang hinterlegt. Sie wird nun bei jeder E-Mail, die aus diesem Vorgang erstellt wird, automatisch beigefügt.
In diesem Beispiel wurde dem Vorgang "Auftrag" die Textdatei "Textdokument(neu).txt" zugewiesen.
Zur Überprüfung öffnen Sie einen bestehenden Auftrag.
Bitte navigieren Sie dafür über den Menüpunkt "Verkauf" > "Vorgang", um die Maske "Vorgang" aufzurufen.
Wählen Sie einen bestehenden Auftrag aus, indem Sie auf das Lupensymbol klicken. Im Anschluss klicken Sie bitte auf den Button "E-Mail".
Im weiteren Verlauf öffnet sich das E-Mail-Fenster und Sie haben die Möglichkeit, die neu zugewiesene Datei als Anhang einzusehen.
Das nachfolgende Video demonstriert diesen Ablauf.
Um die Zuweisung der Datei rückgängig zu machen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei. Es öffnet sich das Feld „Datei ablösen”.
Nach Betätigung dieses Feldes wird die zugewiesene Datei aus der Box „Zugewiesene Dateien” entfernt.
Nach dem selben Prinzip ist es möglich die Datei aus der Textbox "Daten im Ordner" zu entfernen.
Wenn Sie sich den Inhalt der Standard-Datei vor dem Zuweisen ansehen möchten, genügt ein einfacher Klick auf die Datei, um eine Vorschau zu öffnen.
Sie haben die Möglichkeit, den Ablageort des Ordners zu ändern, in dem die zentral verfügbaren Dateien gespeichert werden.
Die Anpassung dieses Pfades erfolgt über den Parameter "SSO" mit der Parameter-Nr. "67".
Eine Beschreibung dieses Parameters finden Sie unter diesem Link: Parameter