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Bestellfreigaben in einem Einkaufsvorgang bilden einen Workflow ab. Benutzer können nur die eigene maximal hinterlegte Bestellsumme bestellen. Sollte die Summe der Bestellung höher sein als die maximal hinterlegte Bestellsumme, muss der Einkaufsvorgang geprüft werden.
Die maximale Bestellsumme kann pro Benutzer in der Benutzerverwaltung unter SYSTEM -> BENUTZER hinterlegt werden. Dazu rufen Sie die Benutzerverwaltung auf und tragen beim entsprechenden Benutzer die maximale Bestellsumme ein:
In diesem Beispiel darf der Benutzer Tom Moritz Bestellungen mit einer Summe von max. 1,500,00€ buchen. Sollte die Summe über 1.500,00€ liegen, muss der Einkaufsvorgang von einem anderen Benutzer mit einer höheren maximalen Bestellsumme oder einem explizit eingetragenen Prüfer freigegeben werden.
Im folgenden Screenshot sehen Sie eine Bestellung über ein Bedienpanel für insgesamt 1.300,00€. Der Benutzer Tom Moritz hat die Möglichkeit diesen Vorgang zu buchen.
Wenn die Summe allerdings höher als 1.500,00€ ist, kann der Benutzer Tom Moritz diesen Vorgang nicht mehr buchen.
Der Benutzer hat nun die Möglichkeit für den Vorgang eine Freigabe zu beantragen. Dazu klickt man auf den Button "Freigabe beantragen". Es erscheint eine neue Maske, in welcher man den Prüfer auswählen und ein Kommentar eintragen kann.
Nach dem Klick auf "Prüfung beantragen" wird der Vorgang zur Prüfung für den eingetragenen Prüfer gelegt. Die Buchen-Buttons im Einkaufsvorgang sind währenddessen deaktiviert.
In der Vorgangsliste Freigaben, werden alle Vorgänge aufgelistet, welche aktuell freigegeben werden müssen. In unserem Beispiel sehen wir den Vorgang "BE1000122". Auf der rechten Seite können Sie allgemeine Informationen des Vorgangs, des Sachbearbeiters und der angefragten Freigabe einsehen.
Der Prüfer kann den Vorgang auswählen und bei Bedarf via Doppelklick den Vorgang öffnen. Um nun einen Statuswechsel durchführen zu können, wird der Vorgang in der Tabelle markiert und der Button "Prüfung durchführen" geklickt. Es öffnet sich wieder ein Dialog, dort kann der Prüfer einen Kommentar eintragen und den Vorgang genehmigen oder ablehnen. In beiden Fällen wird der Kommentar und der Status in den Vorgang geschrieben und ist für den Sachbearbeiter und dem Reiter "Freigabe" ersichtlich.
Mit Klick auf "Vorgang genehmigen", werden die Buchen-Buttons im Einkaufsvorgang freigeschaltet.
Der Vorgang kann jetzt gebucht werden.
Sollte der Vorgang abgelehnt werden, hat der Sachbearbeiter erneut die Möglichkeit den Vorgang zur Prüfung zu beantragen. Dies ist solange möglich, bis der Vorgang freigegeben ist. Über die Kommentarfunktion können Änderungen mitgeteilt werden.